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IFPA realiza o III Encontro das Secretarias Acadêmicas e Auxiliares Institucionais

Alcançar a eficiência nos registros acadêmicos é uma forma de garantir índices e indicadores positivos

  • Publicado: Sexta, 15 de Junho de 2018, 23h30
  • Última atualização em Quinta, 21 de Junho de 2018, 14h33
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Com o objetivo de aperfeiçoar as práticas de registros, a Pró-reitoria de Ensino (Proen) do Instituto Federal do Pará (IFPA), realizou de 12 a 14 de junho, no Campus Belém, o III Encontro dos Servidores das Secretarias Acadêmicas e Auxiliares Institucionais.

Durante os três dias, os servidores tiveram a oportunidade de trocar informações, sanar dúvidas e aprofundar os conhecimentos sobre o Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional e Tecnológica (Sistec), Plataforma Nilo Peçanha (PNP), Censo da Educação Superior (Censup), o Censo Escolar da Educação Básica – Sistema Educacenso, Política de Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico, SIGAA como ferramenta de migração para o Educacenso e Censup, matrícula on-line, Processo Seletivo Unificado (PSU) e diplomação. Na ocasião, também se tratou sobre a minuta referente às atribuições da Secretaria Acadêmica/ Setor de Registro dos campi e Auxiliares Instituicionais.

A Pesquisadora Educacional do IFPA Maria Betiane Moreira Cavalcante, a palestrante sobre o Sistec, o Sistema e-Mec e Censup, relatou que se buscou mostrar no sistema onde localizar as principais informações sobre o passo a passo de cada atividade a ser desenvolvida. “Os manuais são bem claros e fáceis de entender, pois vem tudo detalhado. Este treinamento é justamente para mostrar um pouco de como deve ser feito cada trabalho para alcançar indicadores positivos e satisfatórios”.

Sistec

De acordo com Betiane, a migração do Sistec para a PNP permite gerar relatórios para visualizar o quantitativo de alunos matriculados por campus, taxa de retenção e taxa de conclusão. Mas, todas estas informações serão expressão da verdade se os secretários acadêmicos puderem contar com a colaboração dos professores. “Precisamos deixar sempre atualizado o status do aluno, fato que faz a Secretaria Acadêmica depender muito do trabalho e atenção do professor. Quando o docente não se compromete com os prazos e não lança a nota do aluno, ou deixa algum dado pendente, as secretarias são obrigadas a fechar os relatórios com erros para poder cumprir os prazos, o que gera uma informação inconsistente para os censos. Temos um cronograma que estabelece os prazos e que precisam ser respeitados pelos professores. Os auxiliares não têm como adivinhar a decisão do professor e nem podem colocar uma informação diferente da verdade no sistema. Isto deixa nossos dados com falhas. A PNP é uma ferramenta que traz dados sobre as unidades de ensino que participam da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica. As informações prestadas sobre matrículas, oferta de cursos e investimentos, constroem um retrato da educação profissional, científica e tecnológica da instituição. A PNP criou 17 regras de consistência, trabalha com os alunos que são retidos, a duração dos ciclos e o tempo de cada ciclo. Com o aperfeiçoamento e qualificação de nossos servidores e estas novas regras, acreditamos que este ano teremos indicadores ainda melhores”, ressalta.

Betiane destaca a importância da participação de todas as secretarias acadêmicas neste Encontro. “As dificuldades em alguns campi são enormes, principalmente por falta de internet. Além disso, muitos servidores das secretarias são novatos. Todos os servidores trabalham pressionados pelos prazos, mas há grande colaboração entre os campi, quando um campus termina os relatórios primeiro, logo se dispõe a ajudar os outros. Manter os dados atualizados gera consistência para, no final, obtermos informações confiáveis e que sirvam de indicadores para nova política. Os relatórios são imprescindíveis, pois gente consegue visualizar os indicadores que antes a gente não conseguia”, explica.

A auxiliar institucional do IFPA no Campus Belém, Aline Macedo Neri considerou positivo o evento. “O Encontro me permite aprofundar o conhecimento sobre os sistemas, os prazos e a forma correta de preencher os formulários. Escutando os relatos e experiência dos campi, posso aplicar o que deu certo lá aqui”.

Educacenso

A Técnica em Gestão Pública, Soraya Figueiró e o Professor Antônio César Contes, ambos da Secretaria de Estado de Educação (Seduc), afirmam que o treinamento dos servidores das Secretarias Acadêmicas é fundamental, ajuda a padronizar o conhecimento necessário à qualidade dos dados prestados pelas instituições escolares ao MEC por meio do Educacenso. “É importante ressaltar que o processo de seleção e a matrícula dos novos alunos devem ocorrer antes da última quarta-feira de maio, último dia da entrega do Educacenso. O censo escolar é a estatística oficial, de onde vêm todas as informações sobre as escolas, os alunos, turmas e os professores. É baseado nele que o MEC libera recursos que trazem melhorias para os alunos e para a escola como um todo. Do contrário perde-se a informações estatísticas e desregula os orçamentos. Uma informação incompleta, fora do prazo ou indevida, vai gerar problemas lá na frente, sérios transtornos nas questões financeiras das escolas, pois aluno implica em custos, em dinheiro”, ressalta Soraya Figueiró.

O Censo Escolar abrange as etapas da educação básica e profissional (Ensino Regular, Educação Especial, Educação de Jovens e Adultos e Educação Profissional – cursos técnicos e cursos de formação inicial continuada ou qualificação profissional). “Aqui tivemos a chance de passar as informações, mostrar onde localizar os relatórios e tirar as dúvidas. Aqui, se a pessoa não sabe a gente ensina. Todo este esforço é para conseguir deixar tudo adequado dentro do prazo, pois depois só será possível incluir informações somente no ano seguinte. O diretor tem o dever de acompanhar os dados que estão sendo informados no censo, pois o CPF cadastrado é o dele”, finaliza Soraya Figueiró.

Minuta

O Chefe do Departamento de Registros e Indicadores Acadêmicos do IFPA, Jucinaldo de Freitas Ferreira, enfatiza que um dos pontos de maior interesse dos servidores das Secretarias Acadêmicas e dos Auxiliares Institucionais, foi a minuta que estabelece uma normativa descrevendo quais são as atividades e competências que estes servidores têm no desempenho de suas funções. “Foi lida e aprovada a minuta que será encaminhada ao Conselho Superior para aprovação”.

Jucinaldo reforça que a Proen serve como órgão orientador das diretrizes dos registros, à qual as secretarias acadêmicas podem recorrer para trocar informações, sanar dúvidas ou pedindo melhorias no sistema de controle acadêmico da instituição de forma que este registro possa sair o mais fidedigno possível em relação à vida acadêmica no campus.“Quanto melhor for o cadastro dos dados nestes sistemas internos e externos, teremos indicadores mais precisos em relação ao corpo discente e nossa atividade acadêmica. Não só para a comunidade interna, do IFPA, como também para a comunidade externa. Demonstrando de que forma estamos trabalhando a educação profissional com os nossos números: taxa de eficiência acadêmica, taxa de conclusão de cursos, taxa de retenção de aluno, taxa de evasão de aluno”, conclui Jucinaldo.

 

Veja as imagens do evento aqui.

Texto: ASCOM IFPA Reitoria

 

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