IFPA começa a implantar Escritório de Processos

Curso capacita servidores para identificar gargalos por meio de modelagem

Com objetivo de garantir ainda mais eficiência e boas práticas de gerenciamento de programas e projetos, bem como o rastreamento, transparência e identificação de responsabilidades nos processos, o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Pará (IFPA), por meio da Pró-reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin), ofertou aos servidores da Reitoria, de 24 a 28 de setembro, o Curso de Implementação do Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos. Participaram deste treinamento de 40 horas, os servidores da Pró-Reitoria de Administração (Proad), Diretoria De Gestão de Pessoal (DGP), Gabinete da Reitoria e da Prodin. O curso foi ministrado pelo professor da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), Roquemar de Lima Baldan. As oficinas e atividades foram desenvolvidas na sala da Prodin e auditório do Centro de Tecnologias Educacionais e Educação a Distância (CTEAD) na Reitoria.

 “Temos como planejamento criar uma gestão por processos dentro do Instituto Federal do Pará. Este curso nos dá arcabouço teórico e prático para ter de fato uma Gestão por Processos. Estamos, desde o ano passado, trabalhando neste sentido, são várias etapas, esta é mais uma. E a próxima, é claro, será institucionalizar a Gestão por Processos. Trouxemos o professor Baldan, o melhor professor nesta área de Gestão por Processos. Com este curso, com palestras e oficinas, conseguimos ampliar os horizontes. Devemos trazê-lo novamente para dar continuidade a este trabalho”, explica o Pró-reitor da Prodin, Raimundo Nonato Sanches Souza.

Sanches explica que a modelagem dos processos ajudará a verificar como o Instituto presta diversos serviços. Ao identificar algum problema, precisará ser feita outra modelagem para apresentar como deverá ser feito para que este serviço funcione melhor. “Por isto a importância destas oficinas, para sensibilizar para a importância desta modelagem para os processos mais complexos. Em novembro, vamos ter um curso sobre o PDI (Plano de Desenvolvimento Institucional), sobre o seu desenvolvimento e de que forma que o PDI está atrelado, realmente, com o escritório de processo. No próximo ano, o professor Baldam deve voltar, para que a gente possa fazer essa oficina com mais pessoas envolvendo servidores dos campi. Temos milhares de processos para fazer modelagem”, afirma o Pró-reitor da Prodin.

O instrutor do curso, professor Baldam, desenvolveu com os servidores o estudo de ferramentas de planejamento estratégico como Canvas, Matriz SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças), a Dinâmica de Análise e Melhoria de Processos e Árvore da Realidade Atual (ARA). Com o objetivo de desenvolver a compreensão dos servidores sobre a importância da modelagem para evitar trabalhos redundantes, atender os prazos, produzir serviços de qualidade, pensamento enxuto e otimização do processo, gerar perfeição na entrega ao público e transparência, várias modelagens de processos foram realizadas para permitir uma visualização mais completa dos projetos e processos do Instituto. “O IFPA está com a ideia de trabalhar de modo sistemático os processos, otimizar o trabalho e a melhoria na qualidade de vida do servidor. Tudo isso é uma premissa do Instituto. Usualmente, as pessoas que querem começar a trabalhar com processo estão visando dar maior transparência para a população, para que as outras pessoas entendam como são realizadas atividades. Quais são os objetivos da instituição e de cada setor. O IFPA quer, via de regra, otimizar e tornar os processos mais ágeis, fornecer melhor capacitações para os servidores.  Têm uma série de esforços neste sentido que tem a ver com a redução do esforço de trabalho para obter o mesmo produto que a gente já entrega hoje em dia.  E quando se fala em produto, pode ser tanto produto como serviço. Quando se fala em IFPA, nossa concentração maior são serviços, tanto serviços administrativos, serviço de administração e, claro, a gente trabalha muito com pessoas, por exemplo, dando aula, tem que dar assistência e qualidade de vida no trabalho. Então, é óbvio que precisa procurar otimizar sempre”, comenta professor Baldam.

Atuando desde 1993 com implantação de processos e, ao longo deste 25 anos,  percebeu que a efetividade dos cursos teóricos é muito baixa se não acompanhada da prática, afirma Baldam. “Então, essencialmente esta semana foi uma semana de trabalho, com muitas atividades para compreender o funcionamento das ferramentas de modelagem e muitas oficinas. É a primeira vez que venho ao IFPA. Agradeço a confiança em meu trabalho e a oportunidade de estar aqui e ter trocado experiência. O IFPA, apesar de seguir a mesma lei que o IF Espírito Santo, onde trabalho, é uma realidade diferente, com cultura e hábitos diferentes. É uma experiência que acaba sendo muito rica para mim. De um lugar para o outro, vemos que a chefia é mais hierárquica. Em outros lugares a hierarquia é um pouco menor. Eles aceitam melhor, por exemplo, que não precisa passar pelo diretor certas ações. Existem certas diferenças regionais sensíveis, não diria drásticas, mas sensíveis”, comenta Baldam.

A Diretora de Planejamento e Desenvolvimento Institucional da Prodin, Vanessa Souza Alvarez de Mello, que participou do curso, ressalta que foi uma etapa muito importante para o IFPA ter Know-how para implantar o Escritório de Processos no Instituto. “A partir deste curso, nós teremos uma equipe responsável, sob a coordenação da Prodin, envolvendo servidores de outras unidades do IFPA para formar o grupo de trabalho para instituir o Escritório de Processos em todos os campi. Por meio do curso, a gente aprendeu a fazer um fluxo processual de cada atividade que é desenvolvida no Instituto. Então, o curso mostra que nem tudo que desenvolvemos são processos, muitos são eventos. Vimos o que deve ser feito e vamos multiplicar para a equipe que fará a modelagem de cada processo”, afirma Vanessa Mello.

A diretora esclarece ainda que a Implantação do Escritório de Processos no IFPA não é só fazer um mapeamento do fluxo, mas promover o entendimento das ações e atividades para que as atividades que estão sendo desenvolvidas tenham a sequência. “O objetivo é que fique de fácil compreensão, para qualquer pessoa interna e externa do Instituto, como se desenvolve cada atividade aqui, por meio do fluxo. Na maioria dos setores já existe um fluxo, mas precisamos fazer uma melhoria deste processo para agilizar os fluxos e melhoria dos processos. A modelagem irá permitir que todos conheçam seu processo e vejam de que forma deve ser feita a melhoria. Quem vai fazer tudo isto não é a Prodin, mas as equipes de cada unidade, pois quem vivencia o processo é a equipe. É importante que todos conheçam seus processos e vejam de que forma deve ser feita a melhoria”, conclui Vanessa Mello.  

Texto: ASCOM IFPA Reitoria