Setor de Gestão Documental - SGDOC
O Setor de Gestão Documental (SGDOC/REITORIA/IFPA) é um setor da Reitoria do IFPA, institucionalizado em 2021. Ao setor de Gestão Documental estão subordinados o Núcleo de Protocolo - NPROT e o Núcleo de Arquivo Intermediário e Permanente – NAIP.
O Setor de Gestão Documental/Reitoria IFPA é o responsável pela gestão documental dos documentos produzidos na Reitoria do IFPA, desde a sua produção no núcleo de protocolo até a sua destinação final.
Ao Setor de Gestão Documental (SGDOC), compete as seguintes atribuições:
• Implementar a Gestão documental no âmbito da Reitoria, bem como orientar os Campi quanto as normas e procedimentos relativos à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, eliminação ou guarda permanente de documentos físicos e digitais;
• Trabalhar em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) com o objetivo de otimizar a usabilidade da Mesa Virtual do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC);
• Promover treinamentos e capacitação profissional na área da gestão de documentos de arquivo;
• Preservar a memória institucional do IFPA, protegendo seu acervo arquivístico, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica;
• Garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo do IFPA e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
• Coordenar, em parceria com a Pró-reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoas (PROGEP), a Comissão de Assentamento Funcional Digital (CAFD);
• Coordenar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito da Reitoria e prestar assessoria às CPAD dos campi;
• Coordenar o Comitê Gestor do Sistema Integrado de Arquivo (CGSIARC);
• Prestar informações e esclarecimentos ao público, interno ou externo, relativas à sua área de atuação, quando solicitado, por meio dos canais de comunicação institucionais;
• Operacionalizar sistemas informatizados de gestão, internos ou externos, pertinentes à sua área de atuação;
• Zelar pela conservação dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.
Ao Núcleo de Protocolo (NPROT), compete as seguintes atribuições:
• Autuar nos documentos para formação de processos eletrônicos;
• Registrar, expedir, distribuir e o controlar o envio de correspondências e processos físicos via malote para os Campi;
• Garantir o cumprimento da legislação vigente que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
• Prestar informações e esclarecimentos ao público, interno ou externo, relativas à sua área de atuação, quando solicitado, por meio dos canais de comunicação institucionais;
• Operacionalizar sistemas informatizados de gestão, internos ou externos, pertinentes à sua área de atuação;
• Zelar pela conservação dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas.
Ao Núcleo de Arquivo Intermediário e Permanente (NAIP), compete as seguintes atribuições:
• Receber a documentação saída da fase corrente proveniente dos setores da Reitoria, bem como realizar o tratamento técnico arquivístico (classificação, armazenamento e avaliação);
• Elaborar listagem de eliminação dos documentos avaliados pela CPAD;
• Elaborar listagem descritiva do acervo de caráter permanente, com base nas normas brasileiras e internacionais de descrição arquivística;
• Elaborar instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos) para consulta dos documentos/processos de guarda permanente;
• Realizar procedimentos de conservação preventiva dos documentos físicos, como higienização, migração de suporte físico para digital;
• Adquirir repositório para o armazenamento de documentos digitais/eletrônicos;
• Prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;
• Prestar informações e esclarecimentos ao público, interno ou externo, relativas à sua área de atuação, quando solicitado, por meio dos canais de comunicação institucionais;
• Operacionalizar sistemas informatizados de gestão, internos ou externos, pertinentes à sua área de atuação;
• Zelar pela conservação dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade;
• Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas;
📍DOCUMENTOS
Instrução Normativa nº 25/2025 - Regulamentação do processo administrativo eletrônico
📍LOCALIZAÇÃO
Prédio anexo da Reitoria: Setor de Gestão Documental e Núcleo de Arquivo Intermediário e Permanente.
Prédio principal da Reitoria: Núcleo de Protocolo.
NOSSA EQUIPE
📍SETOR DE GESTÃO DOCUMENTAL - SGDOC
Elidiane de Nazaré Viana e Silva
ARQUIVISTA
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📍NÚCLEO DE PROTOCOLO - NPROT
Anderson Freitas Pinto
ARQUIVISTA
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📍 NÚCLEO DE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE - NAIP
Lorena Santos Reis
ARQUIVISTA
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Para conhecer mais sobre os SERVIÇOS oferecidos pelo PROTOCOLO Reitoria, acesse: